Kulon Progo Provliman.news—Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kabupaten Kulon Progo menyoroti pentingnya pembangunan gedung arsip khusus administrasi kependudukan di tengah meningkatnya volume layanan masyarakat dan kebutuhan perlindungan data pribadi.
Kepala Dukcapil Kulon Progo Aspiyah mengatakan arsip administrasi kependudukan memiliki karakter berbeda dibanding arsip pemerintahan biasa karena bersifat permanen dan akan terus digunakan sepanjang hidup penduduk.
“Arsip adminduk itu bersifat tetap. Kalau data hilang, dampaknya panjang karena menyangkut hak administrasi dan identitas warga,” ujar Aspiyah saat ditemui di ruang kerjanya di Kantor Dukcapil Kulon Progo, Senin (18/5/2026) pagi.
Menurut dia, kebutuhan ruang arsip khusus menjadi semakin penting karena jumlah dokumen kependudukan terus bertambah setiap tahun. Berdasarkan Data Konsolidasi Bersih Kependudukan Ditjen Dukcapil per 31 Desember 2025, jumlah penduduk Kulon Progo mencapai 445.318 jiwa.
Data tersebut berimplikasi pada meningkatnya volume dokumen administrasi kependudukan, mulai kartu keluarga, akta kelahiran, akta kematian, hingga dokumen perubahan status sipil yang harus disimpan dalam jangka panjang.
Aspiyah menilai pengelolaan arsip administrasi kependudukan tidak dapat digabung dengan arsip umum maupun perpustakaan daerah karena menyimpan data pribadi masyarakat yang wajib dilindungi negara.
Hal itu juga sejalan dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi yang mengatur perlindungan data pribadi dari kehilangan, kerusakan, maupun penyalahgunaan.
Selain berkaitan dengan perlindungan data, keberadaan arsip yang tertata dinilai berpengaruh langsung terhadap kecepatan pelayanan publik. Menurut Aspiyah, masyarakat yang telah pindah domisili ke daerah lain masih sering membutuhkan dokumen sumber dari daerah asal.
“Misalnya warga sudah pindah ke Purworejo tetapi membutuhkan legalisir akta dari Kulon Progo. Antar-Dukcapil akan saling bersurat untuk memastikan data. Kalau arsip tertata baik, pelayanan akan lebih cepat,” katanya.
Ia mengakui pelayanan Dukcapil saat ini telah bergerak menuju pelayanan prima. Namun, peningkatan layanan tersebut belum sepenuhnya diimbangi penguatan sarana prasarana, sumber daya manusia (SDM), dan dukungan anggaran.
Menurut dia, persoalan tersebut menjadi penting karena data kependudukan kini menjadi basis berbagai layanan pemerintah, mulai kesehatan, pendidikan, bantuan sosial, hingga pemilu.
Karena itu, Aspiyah berharap ada komitmen pimpinan daerah untuk memperkuat sistem administrasi kependudukan melalui dukungan fasilitas arsip yang lebih aman, penguatan SDM, dan dukungan anggaran yang memadai.
Liputan; Anung Marganto
